Dans un pays bureaucratique comme l’est – paraît-il – la France, les entreprises ne sont pas exemptes de nombreuses tâches administratives à réaliser quotidiennement pour leur propre gestion ou à destination des administrations. Cette obligation devient rapidement chronophage : voici 3 astuces pour réduire le temps qu’elles vous coûteront !
#1 Optimiser le planning administratif
Tout d’abord, l’administratif peut s’avérer envahissant dès lors qu’il est mal organisé. Chaque tâche non traitée est rapidement perçue comme une charge mentale pénible et devient une montagne lorsque s’y mettre n’est plus une option.
Pour éviter ce phénomène et remettre l’administratif à la place qu’il doit conserver, deux méthodes d’organisation s’offrent à vous :
- L’administratif quotidien : en première option, consacrez chaque jour un temps dédié à l’administratif. Pour que ce travail avance vite et soit terminé avant même que vous ne vous en rendiez compte, planifiez-le à l’arrivée au travail : vous pourrez être, matinalement, moins dérangé et moins enclin aux distractions.
- La deuxième solution est de prévoir une journée complète dédiée à l’administratif, durant laquelle vous n’accepterez pas (sauf urgence) d’être dérangé. Évidemment, interdisez-vous d’y positionner des rendez-vous ou autres échappatoires : vous vous délesterez en une seule journée d’une importante charge mentale et gagnerez une belle satisfaction !
#2 Profiter de la digitalisation
Les solutions logicielles modernes offrent pléthore de possibilités pour vous simplifier la tâche (administrative). A partir d’un minimum d’actions qui vous incombent, elles sont à même de vous assister dans de nombreuses tâches courantes comme :
- L’élaboration de courriers divers, grâce à des modèles ;
- La création et la gestion des plannings collaboratifs ;
- La centralisation des données liées à la paie ;
- L’analyse de l’état de la trésorerie ;
- Le calcul automatique des charges et cotisations sociales à régler ;
- Etc.
Pensez par ailleurs à utiliser toutes les opportunités susceptibles de vous faire gagner du temps : agendas qui émettent en toute autonomie des rappels auprès des personnes que vous devez rencontrer, portails de l’administration fiscale qui vous permettent de régler vos charges en un clic ou encore, outils RH permettant de transmettre automatiquement les documents aux salariés ou au comptable.
Les possibilités digitales ne sont limitées que par votre imagination : vous pouvez faire élaborer un logiciel sur-mesure au besoin !
#3 Déléguer l’administratif si possible
Finalement, le meilleur moyen de gagner du temps sur son administratif est de réduire celui-ci au minimum. Pour cela, plusieurs manières de déléguer peuvent être envisagées :
- Confier la responsabilité de certaines tâches à des employés, collègues ou subordonnés ;
- Faire appel à un ou plusieurs prestataires spécialisés, pour réaliser à votre place la comptabilité, la paie, etc.
- Déléguer totalement l’administratif auprès de prestataires professionnels de confiance, qui vous permettront de vous concentrer sur vos tâches à plus forte valeur ajoutée.
