Déléguer, ce n’est pas palier une soudaine charge de travail trop importante ou confier des tâches peu attrayantes aux autres. C’est au contraire organiser la mission globale de manière intelligente et coordonnée, en tenant compte des capacités de chacun. Pas de panique, cela s’apprend : fiez-vous aux 4 étapes suivantes pour bâtir votre propre manière de déléguer !
#1 Anticipez la charge de travail et préparez la passation
En premier lieu, procédez à un examen complet de votre emploi du temps, des tâches qui vous sont dévolues et de celles qui risquent de vous incomber dans un futur proche. L’idée n’est bien sûr pas de diviser cette charge en fonction du nombre de collaborateurs qui vous sont subordonnés, mais plutôt d’identifier quelles sont les tâches sur lesquelles vous apportez un vrai plus à l’entreprise, et de vous libérer du temps pour les accomplir au mieux en vous appuyant sur votre équipe.
De manière pratique, listez vos attributions quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles et demandez à vos collaborateurs d’en faire autant. Vous pouvez les encourager à préciser sur quelles parties ils se sentent le plus à l’aise (et productifs), puis s’il y a des points qui leurs semblent difficiles ou rébarbatifs.
#2 Ciblez les personnes les plus compétentes
En fonction du résultat du travail préparatoire, définissez quelle personne sera la plus à même de réaliser telle ou telle tâche. Cela peut se faire de manière collaborative, et vous serez certainement surpris de l’élan de motivation que cela va susciter.
Profitez de ce moment pour explorer le potentiel de chacun, qui peut dépasser allègrement les lignes restrictives de la fiche de poste.
#3 Attribuez avec précision les nouvelles missions
Il sera essentiel de bien cadrer les nouvelles tâches confiées et de délimiter leur périmètre, afin que tout le monde puisse prendre ses marques sans confusion et sans être débordé. Pour vous assurer que les changements ont été bien compris, demandez aux collaborateurs de reformuler l’évolution de leur mission avec leurs propres mots.
#4 Supervisez activement la nouvelle organisation
Avec souplesse et en accordant des délais raisonnables, vérifiez que chacun assume l’ensemble de la mission qui lui incombe avec efficacité et motivation. Des ajustements ou compléments de formation seront peut-être nécessaires et à l’inverse, le collaborateur peut apporter sa touche personnelle et innover dans la méthode : gardez l’esprit ouvert et n’imposez pas votre propre mode de fonctionnement !
Idéalement, procédez à des points réguliers, individuellement ou de façon collective, pour interroger sur le ressenti et récolter les idées et appréciations de chacun.
Déléguer suppose un recul sur ses pratiques et une prise en considération positive de l’autre. N’oubliez jamais d’expliquer vos choix afin que ceux qui peuvent se sentir lésés ou mis de côté comprennent la démarche, faute de quoi le résultat pourrait s’avérer contre-productif 🙂
